میدونستید خیلی از موسسات نیکوکاری دارن تمام مشارکت های مردمیشون رو از طریق الکترونیکی جمع آوری میکنن و بخش اعظمی از فرآیند هاشون رو با استفاده از نرم افزار های تحت وب انجام میدند؟

اما وقتی میگیم نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا منظورمون چیه؟

منظور ما نرم افزاریه که نه نیاز به کامپیوتر خاصی داره نه اینکه نیاز به نصب داره.

یعنی اینکه شما با یه کامپیوتر خیییلی ساده یا حتی تبلت و گوشی تلفن همراهتون، فارغ از سیستم عامل، مکان یا زمان با سیستم کار کنید. اگر یک نرم افزار خیریه تحت وب باشه باعث میشه توی شرایط بحرانی مثل سیل، زلزله، یا حتی شرایط کرونا، موسسه نیکوکاری شما نه تنها تعطیل نشه، بلکه بهتر از قبل به کارش ادامه بده.

خب پس به این نتیجه میرسیم که نرم افزار تحت وب یه سر و گردن از بقیه نرم افزار ها بالاتره اما اگر اون نرم افزار نتونه برای موسستون درآمدزایی کنه به درد نمیخوره.

خب پس نرم افزار خیریه تحت وبی به درد میخوره که بتونه درآمد شما رو هم افزایش بده. خب اگر بهتون بگیم حدود 200 خیریه در سطح کشور همین الان دارند از یک نرم افزار تحت وب استفاده میکنند که به خاطر داشتن سیستم جمع سپاری مالی درآمدشون رو چندبرابر کرده چی میگید؟

پورتال آرشیت همون نرم افزار خیریه است. این نرم افزار با استفاده از سیستم حرفه ای جمع سپاری مالی برای موسسات نیکوکاری باعث میشه موسسات نیکوکاری بتونن خییییییلی راحت با تعریف کمپین، مشارکت های مردمی رو به سمت خودشون سرازیر کنند.  تازه چون نرم افزار خیریه اشون تحت وب هست توی وقایع طبیعی که اخیرا اتفاق افتاد مثل سیل و زلزله با یه تبلت به اون مناطق مراجعه کردند و خدمات رو به خانواده های نیازمند ارائه دادند.

یه نرم افزار خیریه تحت وب دقیقا همون چیزی هست که موسسات نیکوکاری به اون احتیاج دارن و باعث میشه به راحتی آب خوردن موسسشون رو مدیریت کنند.

(CRM) به چه معناست؟

سی آر ام خیریه (CRM)مخفف Customer Relationship Management است که همانگونه که از اسم آن پیداست; سامانه ارتباط با مشتریان است که به منظور ایجاد ارتباطات دو سویه با مشتریان بالفعل و بالقوه را فراهم میکند.

(CRM) چیست؟

CRM یک سامانه ارتباط با مشتریان است; که به سازمانها امکان برقراری و پیگیری ارتباطات هدفمند با مشتریان بالقوه و بالفعل سازمان را فراهم میکند; از طرفی به واسطه چند کاربره بودن این سیستم ها، امکان رصد فعالیت های کارمندان یک سازمان را فراهم می آورد; همچنین به واسطه ذخیره نتایج ارتباط با مشتریان; میتوان از روند و نحوه ارتباط با مشتریان مطلع شد; از طرفی میتوان مراودات مالی با مشتریان را در این سامانه ها ثبت نمود; در کل میتوان این سامانه ها را راه حلی برای افزایش نرخ تعامل با مشتریان باقوه; و راهی برای ارتباط و مدیریت مشتریان بالفعل دانست.

سی آر ام(CRM)  برای موسسات خیریه چه کاربردی میتواند داشته باشد؟

سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری، مفهومی متناقض را در خود دارد. دلیل این تناقض برخی تفاوت ها و شباهت هایی است که مفهوم مشتری با نیکوکار دارد. البته نمیتوان وجوه اشتراک این دو مفهوم را نادیده گرفت. اما تلقی نیکوکار به عنوان یک مشتری سبب تضعیف مقام والای نیکوکار میگردد.

با کمی تغییر در ادبیات CRM خیریه و موسسات نیکوکاری میتوان با اتکا به وجوه اشتراک نیکوکار با مشتری از این سیستم ها برای مدیریت نیکوکاران در موسسات نیکوکاری استفاده نمود.

همچنین برای مدیریت فرآیند های دریافت و پرداخت میتوان تا حدی از سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری استفاده نمود.

سی آر ام(CRM) موسسات نیکوکاری چه نقاط ضعفی دارد؟

استفاده صرف از یک سی آر ام برای موسسات نیکوکاری شاید بتواند برای مدیریت نیکوکاران تا حدی مفید باشد. اما به هیچ عنوان برای مدیریت تمام بخش های یک موسسه نیکوکاری نمیتواند مناسب باشد و حتی استفاده از این نرم افزار ها میتواند شکاف های مدیریتی در دیگر بخش های موسسه ایجاد نماید. برای مدیریت تمام بخش های یک موسسه نیکوکاری نیاز به استفاده از نرم افزاری است که بتواند تمام بخش های عملیاتی یک موسسه نیکوکاری را پوشش دهد.مانند مدیریت صندوق صدقات، مدیریت تاج گل، سفارشات ذبح، قبوض کمک، جمع سپاری آنلاین و بخش مدیریت نیکوکاران(در قالب یک CRM خیریه و موسسات نیکوکاری با ادبیات مختص این موسسات). این نرم افزار میتواند با استفاده از بخش سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری سبب جلب، جذب و نگهداشت نیکوکاران گردد و با استفاده از دیگر بخش های این نرم افزار نسبت به مدیریت فرآیند های داخلی موسسات نیکوکاری اقدام نمایید.

سی آر ام خیریه موسسات نیکوکاری چه مزیت هایی برای این موسسات دارد؟

اگر یک سی آر ام موسسات نیکوکاری با ادبیات و ماهیت مختص به این موسسات را در نظر بگیریم; میتواند در جذب و جلب نیکوکاران و همچنین نگهداشت حامیان کمک شایانی نماید.

از طرفی به دلیل ثبت و پیگیری نتایج تماس ها و ارتباطات با نیکوکاران میتوان نسبت به پیگیری نتایج ارتباط با نیکوکاران اقدام نمود و حتی از دریافت ها و پرداخت های صورت گرفته نیکوکاران پیگیری نمود.

_____________________________   نکته مهم   ________________________________

اگر نرم افزاری وجود داشته باشد که سی آر ام خیریه و موسسات نیکوکاری را در کنار مدیریت فرآیندهای دیگر در یک بسته اختصاصی به شما تحویل دهد میتواند بهترین گزینه برای موسسات نیکوکاری باشد.

پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت با گردآوری یک سیستم واحد برای موسسات نیکوکاری، که شامل مدیریت نیکوکاری، مدیریت مددکاری و مدیریت فرآیند های داخلی موسسه، تبدیل به یک سیستم جامع مدیریت موسسات نیکوکاری شده است که تمام نیازمندی های یک موسسه نیکوکاری را با هر نوع فعالیتی پوشش میدهد.

خب اگ بهت بگم قراره خودت سایتتو طراحی کنی چیکار میکنی؟

آره، قراره یه کاری کنم که خودت سایتتو طراحی کنی. اما چجوری؟

قضیه از این قراره که ابزاری وجود داره برای موسسات نیکوکاری، که باهاش میتونن سایت خیریه شون رو خودشون طراحی کنن.

سایتی که ظاهر و محتوای داخلش رو کامل میتونی تعییر بدی. از رنگ گرفته تا قالب و تصاویر و مطالب. حتی میتونی برای سئو  سایت خیریه ات هم برنامه ریزی کنی و توی سرچ گوگل جزو نتایج برتر باشی.

خب این ابزار چیه؟ این ابزار در اصل یک نرم افزاره برای مدیریت موسسات نیکوکاری. خب این نرم افزار کمکتون میکنه سایت خیریه رو با هر شکلی که دوس دارید بسازید. ولی این سایتی که میگم، به چه دردی قراره بخوره. اولا که قراره برای موسسه نیکوکاری درآمد داشته باشه یعنی چی؟

یعنی به زبون ساده بتونی ازش پول دربیاری

یکی از راه های پول درآوردن توی موسسات نیکوکاری اینه که از مردم کمک جمع کنید.

خب اگر وبسایتی نداشته باشی که بتونی خودت رو به مردم معرفی کنی چجوری میخواز از نیکوکارانت جمع آوری مالی داشته باشی؟

اصن جدای از معرفی با چه ابزاری میخوای ازشون کمک بگیری؟

پس نیاز به یه وبسایت داری که یه پنل مدیریتی حرفه ای هم داشته باشه. این پنل مدیریتی قراره خیریتون رو زیر و رو کنه.

خب این سایتی که گفتم، شما رو به مردم معرفی میکنه و ازشون پول جمع میکنه. اما از کجا معلوم که دفعه بعدی هم بهتون کمک کنن؟

اصلا چجوری میخواید باهاشون ارتباط بگیرین که دفعات بعدی هم کمکتون کنن؟

خب اینجاست که این پنل مدیریتی کمکتون میکنه.

این پنل اطلاعات نیکوکارانتون رو جمع آوری میکنه

براشون حساب کاربری ایجاد میکنه که بتونن ببینن چقد کمک کردن

حتی وقتی که کمکتون میکنن براشون پیامک تشکر بفرسته.

خب اگر شما بودید به خیریه ای که اینقد براتون ارزش قائله کمک نمیکردید؟

من بودم میکردم. چون توی این بازار موسسات نیکوکاری، اونی بیشتر موفق عمل میکنه که نیکوکارانش ازش راضی تر باشن.

اما ملاک موفقیت یک خیریه فقط رضایتمندی نیکوکاران هست؟ قطعا نه

خدماتی که به مددجویانتون میدید هم خیلی خیلی مهمه. اینکه بدونید خونواده ای که تحت پوشش دارید چه خدماتی ازتون گرفتن یا اصن چه مهارت ها و علایقی دارند.

خب پس برای موفقیت نیاز دارید به یک سیستمی که کمک که هم به مددجویانتون خدمات مناسبی بدید. و هم اینکه نیکوکارانتون رو راضی کنید. در کنار همه ی اینها با ایجاد سایت و بستر تعریف کمپین، کمک کنه موسستون بیفته سر زبونها

پس چرا شرو نمیکنید؟ الان بهترین فرصت برای بهترین شدنه

مدیریت خیریه چگونه باید باشد؟

آنچه یک موسسه خیریه را در مسیر پیشرفت قرار میدهد مدیریت خیریه است که سبب میشود یک موسسه خیریه بتواند به راحتی راه خود را در میان دیگر موسسات خیریه بیابد و پیشرفت چشم گیری در زمینه فعالیت های خیر خواهانه داشته باشد.

اما مدیریت خیریه چگونه باید باشد تا بتواند این پیشرفت را برای خیریه رقم بزند؟

در یک کلام باید کاری کنید که "هیچ کاری از چشمان شما دور نماند". هرکاری را که در موسسه خیریه شما رخ میدهد نباید از چشمان شما دور بماند. این موضوع اولین و مهمترین اصل مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت درست خیریه کمک میکند.

اما چگونه همه ی فرآیند های موسسه خیریه خود را در دید داشته باشیم؟

در جواب باید گفت که بهترین کار استفاده از سیستم مدیریت خیریه است که به شما در مدیریت خیریه کمک شایانی مینماید. این سیستم ها با گزارشات دقیق و کامل از همه قسمت های خیریه به شما در مدیریت خیریه یاری میرسانند.

چگونه گزارش های دقیقی از خیریه خود داشته باشیم؟

همانگونه که گفته شد مهمترین اصل در مدیریت خیریه این است که بتوانید گزارش بگیرید. اما گزارش گیری از خیریه ای که تمام فعالیت های آن در سیستم های پراکنده ثبت میشود و یا بصورت سنتی بایگانی میگردد غیر ممکن است. نکته مهم این است تمام آنچه در موسسه خیریه اتفاق میفتد باید بصورت تجمیع شده قابلیت گزارش گیری داشته باشد. این تجمیع اطلاعات به مدیران خیریه کمک میکند تا بتواند مدیریت خیریه خود را بوسیله گزارش گیری های تجمیع شده و دقیق به نحو احسن انجام دهند. اما این گزارش های دقیق فقط با مکانیزه سازی خیریه انجام میگردد.

چرا مدیریت خیریه بصورت مکانیزه مهم است؟

دلیل این امر این است که مکانیزه سازی خیریه ها این امکان را به آنها میدهد تا بتوانند به راحتی تمام فعالیت های یک خیریه را ثبت کنند و در نتیجه علاوه بر جلوگیری از وقوع خطاهای انسانی، در صورت وقوع خطا عملکرد تمام کارمندان خیریه را مورد ارزیابی قرار داد

چرا ارزیابی عملکرد کارمندان در مدیریت خیریه مهم است؟

نظام تشویق و تنبیه ههمواره در تمام سازمان ها برقرار است و وجود آن سبب دلگرمی کارمندان موسسه به انجام دقیق تر و درست وظایف محوله به آنان میگردد. رعایت اصل عدم یکسان در نظر گرفتن کارمندان در مدیریت خیریه، سبب ایجاد حس رقابت در میان کارمندان و درنتیجه پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.

جمع بندی

مدیریت خیریه به دلیل محدودیت بیشتر منابع مالی همواره امری چالش برانگیز برای مدیران خیریه ها بوده است که سبب شده است بسیاری از مدیران خیریه ها در مدیریت خیریه خود به مشکلاتی برخورد کنند که راه حل جامع آنها استفاده از سیستم مدیریت خیریه است.

سیستم های مدیریت خیریه چه تغییراتی در روند مدیریت خیریه ایجاد میکند؟

در تمام مطالب قبلی درباره مزیت ها و ویژگی های یک سیستم مدیریت خیریه صحبت شده است. اما نکته ای که باید به آن توجه نمود این است که با تمام این ویژگی ها، یک سیستم مدیریت خیریه چه تغییراتی را در روند مدیریت خیریه ایجاد مینماید؟ در ادامه میخواهیم این موضوع را بررسی نماییم.

برای اینکه این تغییرات را دقیق بررسی نماییم ابتدا این تغییرات را دسته بندی مینماییم:

1.تغییراتی ساختاری    2.تغییرات عملکردی   3.تغییرات مالی

• تغییرات ساختاری در مدیریت خیریه:

ساختار مدیریتی یک موسسه شامل تمام رویه های جاری برای انجام فعالیت های روزانه خیریه است. سیستم مدیریت خیریه به موسسات خیریه این امکان را میدهد تا بتوانند تمام رویه های موجود در خیریه را به شکلی تجمیع شده جمع آوری نماید.

سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند تا بتوانید تمام رویه های لازم برای یک موسسه خیریه را به شکلی هدفمند و دقیق بایگانی نموده و به خیریه کمک کند تا بتواند از تمام فرآیند های صورت گرفته گزارش گیری نمایند.

• تغییرات عملکردی در روند فعالیت های خیریه:

زمانی که یک موسسه خیریه بوسیله سیستم مدیریت خیریه مدیریت میگردد، بعلت افزایش سرعت در ثبت و بایگانی خدمات و اطلاعات وارد شده، بهره‌وری موسسه بالا رفته و در نتیجه با افزایش راندمان موسسه میتواند سبب پیشرفت بیش از پیش موسسه میگردد.

سیستم مدیریت خیریه به شما کمک میکند با ارزیابی دقیق از عملکرد موسسه بتوانید مسیر حرکت موسسه را به سمت پیشرفت هموار نمایید.

• تغییراتی مالی در مدیریت خیریه:

استفاده از سیستم مدیریت خیریه به موسسه شما کمک میکند تا اسناد مالی خود را در یک سامانه جامع مدیریت خیریه ثبت نمایید و از این اسناد مالی گزارش های دقیق و کاربردی تهیه نمایید.

رهاورد استفاده از سیستم مدیریت خیریه، شفاف سازی مالی خیریه ها است که سبب افزایش اعتماد عمومی نسبت به عملکرد خیریه میگردد.

آنچه سیستم مدیریت خیریه برای موسسه خیریه شما به ارمغان می آورد؟

درآمد:

شاید مهمترین هدف یک موسسه خیریه، افزایش درآمد به منظور گسترش فعالیت ها و مددجویان است و سیستم های مدیریت خیریه این امکان را به موسسات خیریه میدهد تا بتوانند با استفاده از شفاف سازی ساختار درآمدی خیریه و سیستم خرج‌کرد خیریه خود، و در نتیجه شفاف سازی چارچوب مالی موسسه خیریه، سبب درآمدزایی خیریه شود. اما سوال اینجاست که شفاف سازی خیریه چگونه سبب افزایش درآمد خیریه میگردد؟

شفاف سازی خیریه ها میتواند به طرق مختلفی به درآمدزایی خیریه کمک نماید. در ادامه میخواهیم به این موارد اشاره نماییم:

• ایجاد الویت: سیستم های مدیریت خیریه به موسسات نیکوکاری کمک میکند تا بتوانند با تعیین حجم مبادی ورودی مالی موسسه خیریه، نسبت به الویت بندی آنها بر اساس پارامتر های حسابداری، اقدام نمایند. در نتیجه این الویت بندی، میتوان تمرکز فعالیت های یک موسسه را بر پر بازده ترین منابع مالی موسسه قرار داد.
• تعیین خرج‌کردها: اگر موسسه ای از سیستم مدیریت خیریه استفاده نماید میتواند مطمئن باشد تمام خرج‌کرد موسسه به شکلی دقیق و درست ثبت شده است. پس میتواند نسبت به کنترل خرج‌کرد موسسه اقدام نماید.
• ایجاد حس اطمینان: اگر حس اعتماد را به نیکوکار خود بدهید میتوانید مطمئن باشید که او همواره به موسسه شما کمک میکند. چون اگر بتوانید این اطمینان را به نیکوکار بدهید که مبالغ کمکش هدر نمیرود و در جای درستی خرج میشود، میتوانید از او کمک های بیشتری دریافت کنید و در نتیجه سبب افزایش درآمد خیریه خود شوید.

مدیریت فرآیندها:

اگر موسسه خیریه برای انجام فرآیند های خود دارای قالب و سلسله مراتبی نباشد، زمانی که تعداد اطلاعات ورودی زیاد میشود، یا دچار افزونگی اطلاعات میگردد یا یک سری از اطلاعات را از دست میدهد و یک سیستم مدیریت خیریه میتواند از هردو مورد جلوگیری نماید. اگر فرآیند های یک موسسه خیریه درون یک قالب قرار گیرد و آن قالب یک سیستم مدیریت خیریه ها باشد سبب میگردد موسسه خیریه درست و دقیق فرآیند های خود را مدیریت نماید.

چگونه نیکوکاران به کمک به موسسه خود ترغیب کنیم؟

نکته ای که همواره باید به آن توجه نمود این است که نیکوکاران همیشه از اینکه به انها توجه شود ، خوشحال میشوند و با رضایت بیشتری به شما کمک میکنند. پس تکریم نیکوکار و ارزش قائل شدن برای کمک های وی میتواند یکی از عواملی باشد که یک نیکوکار را برای کمک به خیریه شما کمک نماید. اما سوال اینجاست که چگونه میتوانیم رضایت نیکوکاران جلب نماییم:

• همواره از آنها ممنون باشید: اگر نیکوکار شما حتی مبلغ اندکی را به موسسه شما کمک کرد، از او تشکر کنید. این تشکر شما از نیکوکار سبب دلگرمی نیکوکار به کمک های بیشتر به موسسه نیکوکاری شما میگردد و از طرفی او را به مرور زمان تبدیل به یک نیکوکار وفادار برای موسسه خیریه شما میکند.
• کمک هایشان را به آنها نشان دهید: باید بتوانید تمام کمک هایی که نیکوکار شما انجام میدهد را به خود او نشان دهید. این امر به نیکوکار این دلگرمی را میدهد که مبالغ کمکی که انجام داده است ثبت شده و به او حس اعتماد به نفس میدهد که بیشتر از قبل به موسسه خیریه شما کمک کند.
• به بهانه های گوناگون با نیکوکار خود در ارتباط باشید: در هر مراسمی به تمام نیکوکارانتان _حتی نیکوکارانی که تابه حال مبلغ بسیار ناچیزی به شما کمک کرده اند_ تبریک یا تسلیت بگویید. بهترین روش برای این ارتباط، ارسال پیام کوتاه است. باید برای تمام رویداد ها، ازجمله اضافه شدن فرد به لیست نیکوکاران موسسه نیکوکاری، ثبت قبوض، ثبت صندوق نیکوکار و... برای نیکوکارانتان پیامک ارسال کنید تا این ارتباطی که با نیکوکارانتان ایجاد کرده اید از بین نرود.

اما پس از ذکر تمام موارد فوق یک سوال در ذهن هر فردی ایجاد میشود. چگونه باید تمام اینکار ها را انجام دهیم؟ چگونه برای همه ی نیکوکارانمان پیامک ارسال کنیم؟ چگونه میتوان آنها را با نام و نام خانوادگیشان از طریق پیامک به مراسمی دعوت کرد؟ چگونه لیست کمک های آنان را به آنها نشان دهیم؟ و سوال مهمتر اینکه چگونه برای تمام فرآیند های مربوط به آنان پیامک برایشان ارسال نماییم؟

جواب تمام این سوالات در یک مفهوم گنجانده شده است و آن استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاری است.

سیستم مدیریت نیکوکاری به موسسه شما کمک میکنند تا بتوانید به راحتی به جمع کثیری از نیکوکارانتان پیامک هایی با نام و نام خانوادگی خودشان ارسال کنید. با استفاده از سیستم مدیریت نیکوکاران میتوانید به راحتی فرآیند هایی مانند درج نیکوکار، ثبت قبوض نیکوکاری، اصلاح قبوض و ... را بدون دردسر و دخالت انسانی ارسال نمایید.

بطور خلاصه لازمه جذب نیکوکار، استفاده از سیستم های مدیریت نیکوکاران است. سیستم های مدیریت نیکوکاری به شما اجازه میده با نیکوکاران خود در ارتباط باشید. این ارتباط دوسویه ایجاد شده توسط سیستم های مدیریت نیکوکاری به خیریه شما کمک میکند به راحتی نیکوکاران خود را برای کمک بیشتر ترغیب نمایید. علاوه بر ارتباط با نیکوکاران یک دلیل دیگری که شما را برای استفاده از یک سیستم مدیریت نیکوکاری مجاب میکند، ایجاد یک بانک جامع از نیکوکارانتان است که سبب میگردد به راحتی فرآیند های مربوط به نیکوکارانتان را مدیریت نمایید.

روش های نوین مدیریت نیکوکاران:

نیکوکار، مهمترین رکن یک موسسه نیکوکاری است و ضعف مدیریتی در این بخش حساس سبب اخلال در عملکرد موسسه میگردد. پس باید برای مقابله با ضعف مدیریتی در این بخش از روش هایی استفاده نماییم که از طرفی سبب جذب نیکوکاران جدید شود و از طرف دیگر به حفظ نیکوکاران فعلی نیز کمک نماید.

اما برای یافتن بهترین سیستم مدیریت نیکوکاری، نیاز داریم نیازهای یک موسسه نیکوکاری را در زمینه مدیریت نیکوکاران بدانیم. در ادامه به این نیاز ها میپردازیم:

• ثبت دقیق اطلاعات نیکوکاران: باید بتوانیم تمام اطلاعات نیکوکار را از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل سکونت و... را درج کنیم تا در آینده در صورت نیاز به آنها مراجعه نماییم یا بر اساس اطلاعات وارد شده از آنها گزارش گیری نماییم.
• استفاده از مهارت های فردی نیکوکاران: اگر نیکوکار مهارت خاصی در زمینه های هنری، آموزشی و... داشته باشد باید بتوانید تمام آنها را ثبت نمایید و از آنها گزارش تهیه نمایید و در صورت نیاز به یکی از آن مهارت ها با یک جستجوی ساده بتوانید تمام نیکوکارانتان را که آن مهارت دارند ببینید.
• امکان ثبت نیکوکاری در سرفصلهای مختلف: باید بتوانید همه کمک های نیکوکار را در هر سرفصلی که باشد ثبت کنید. و حتی در مواقع لزوم یک سرفصل را به سیستم اضافه یا کم نمایید.
• امکان ثبت تعهدات: باید بتوانید تعهدات نیکوکار  را ثبت نمایید. تعهد، نیکوکار را متعد میکند تا در سررسید های ماهانه، مبلغی را به موسسه کمک نماید و باید بتوانید وضعیت پرداختی ها و معوقات یک نیکوکار را به تفکیک ماه ها مشاهده نمایید.
• امکان تفکیک اطلاعات بر حسب شعب: سیستم مدیریت نیکوکاری خوب باید بتواند اطلاعات ورودی را به تفکیک شعب دسته بندی کند و گزارش بدهد. بطور کلی یک سیستم مدیریت نیکوکاری باید برپایه شعب بنا شده باشد.

پس میتوان گفت مهمترین عامل در انتخاب یک سیستم مدیریت نیکوکاری را ارزش گذاری سیستم بر نیکوکار دانست که باید سبب افزایش تعامل موسسه با نیکوکار شده و همچنین باعث افزایش سطح اعتماد عمومی به موسسه گردد.

سیستم مدیریت نیکوکاری چیست؟

سیستم های مدیریت نیکوکاری به منظور تسهیل فرآیندهای درون موسسه ای بوجود آمده اند و به کمک آنها میتوان تمام رویه های موجود در یک موسسه نیکوکاری را به شکلی دقیق و درست انجام داد و در نتیجه در هزبنه های مالی و زمانی یک موسسه نیکوکاری نهایت صرفه جویی را انجام داد.

پس میتوان گفت سیستم های مدیریت نیکوکاری به منظور افزایش بهره وری و کارایی موسسات نیکوکاری و سازمان های مردم نهاد ایجاد شده است و نتیجه استفاده از این سیستم ها توسط موسسات نیکوکاری، قطعا افزایش درآمد و کاهش هزینه هاست.

ویژگی های یک سیستم مدیریت نیکوکاری چیست؟

این سیستم ها باید در یک کلام "کار موسسه شما را راحت کنند". به این معنا که موسسه نیکوکاری شما نباید در استفاده از نرم افزار دچار سختی شود و این مهمترین معیار سنجش یک سیستم مدیریت نیکوکاریست.

اما این سیستم ها باید دارای ویژگی های منحصر به فردی نیز باشند، که در ادامه به انها اشاره مینماییم:

• توانایی بالا در مدیریت نیکوکاران: پایه عملکردی یک موسسه خیریه بر اساس نیکوکاران آن موسسه است. این بدان معناست که تمام فرآیند های یک موسسه نیکوکاری وابسته به نیکوکار است. پس بسیار مهم است که نرم‌افزاری که با عنوان سیستم مدیریت نیکوکاری موسسه خود انتخاب میکنیم، بتواند پاسخگوی تمام نیاز های یک موسسه در مدیریت نیکوکاران را باشد. اما از چه معیار هایی در سنجش این توانایی استفاده نماییم:

1.قابلیت دریافت اطلاعات کامل نیکوکاران شامل: نام، نام خانوادگی، شماره همراه، آدرس طبقه بندی شده و... را داشته باشد.

2.این امکان را به موسسه بدهد تا بتوان از مهارت های یک نیکوکار نیز بهره برد. زیرا تمام آنچه یک نیکوکار در حق یک موسسه میتواند انجام دهد به شکل مالی نیست و میتواند در زمینه هایی که درآن تخصص دارد نیز به موسسه کمک کند.

3.امکان گزارشگیری دقیق و درست از نیکوکاران بر اساس نام، شناسه، جنسیت، زمینه تخصصی و...

4.وجود یک امکان برای نیکوکاران، تا بتوانند از سیستم استفاده کنند و سوابق کمک های خود را ببینند.

• امکان مدیریت مددجویان: تمام خدمات یک موسسه نیکوکاری به مددجویان آن موسسه تخصیص میابد و طبیعی است ثبت دقیق و درست خدمات ارائه شده مهمترین رکنی است که یک نرم افزار مدیریت نیکوکاری باید از پس آن بربیاید. اما چگونه میتوان این امکان نرم افزار های نیکوکاری را سنجید؟ میتوان از این معیارها استفاده نمود:

1.امکان ثبت تمام جزئیات مددجویان از قبیل اطلاعات شناسنامه ای، اطلاعات محل سکونت و اطلاعات حسابهای بانکی به منظور ارائه هرچه بهتر خدمات

2.امکان ثبت مددجویان به شکل خانوادگی

3.امکان تعریف محدودیت در ارائه خدمات برای مددجوبان به شکل خانوادگی و فردی

4.امکان درج خدمات خاص، مانند دانشجویی، دانش آموزی، اعطای وام و تسهیلات به مددجویان

5.امکان دریافت گزارش از مددجویان و خدمات ارائه شده به آنها

• امکان مدیریت صندوق های صدقات:بخش صندوق صدقات موسسات نیکوکاری بخش کم هزینه و پر درآمدی برای موسسات نیکوکاری میباشد که مدیریت آن با استفاده از نرم افزار مدیریت نیکوکاری کمک شایانی در به صفر رساندن خطاهای انسانی ایفا مینماید. اما این سیستم مدیریت نیکوکاری در بخش صندوق صدقات باید چه ویژگی هایی را داشته باشد؟

1.امکان تعریف صندوق های صدقات در انواع مورد نظر و با تعداد مشخص و با قابلیت سریال دهی سیستمی با استفاده از استاندارد های موسسه

2.امکان تخصیص صندوق های ایجاد شده به نیکوکاران ثبت شده در سیستم و اطلاع رسانی عملیات تخصیص به نیکوکار

3.امکان ثبت ماموریت های تکی در عناوین متفاوت از قبیل نصب، تخلیه و بازدید

4. امکان پیگیری نتایج ماموریت های صندوق صدقات

5.امکان صدور خودکار ماموریت ها بر اساس تاریخ نصب و دوره تخلیه و همچنین بر اساس آدرس های طبقه بندی شده

جمع بندی

اگر بخواهیم از تمام آنچه در باالا بیان نمودیم خلاصه ای بیان کنیم بی شک باید بگوییم سیستم مدیریت نیکوکاری باید سرعت انجام فرآیند های خیریه شما را بهبود ببخشید و لازمه یافتن این سیستم مدیریت نیکوکاری تحقیق و یافتن بهترین گزینه است.

چالش های کنونی موسسات خیریه

1.اعتمادسازی:

اولین چالشی که هر موسسه خیریه ای با آن روبرو میشود، اعتماد سازیست. اعتماد، همان حلقه مفقوده موسسات خیریه در کارزار موسسات خیریه است که نبود آن، به راحتی یک موسسه خیریه را به نابودی میکشاند. اما این حلقه، آنقدر هم مفقوده نیست. بلکه هر موسسه خیریه ای با اقداماتی ساده میتوانند این اعتماد را در سطح جامعه بدست آورند. این اقدامات باید در راستای شفاف سازی مالی موسسه خیریه باشد تا بتوان اعتماد را بین جامعه و موسسه خیریه ایجاد نمود.

2.شفاف سازی:

همانطور که گفته شد چالش اصلی یک موسسه خیریه که از بدو تاسیس با آن روبروست، اعتماد است و لازمه اعتمادسازی نیز، شفاف سازی خیریه است. اما شفاف سازی به تنهایی یک چالش برای موسسات خیریه است. اما فائق آمدن بر این چالش، بسیار بر روند فعالیت های موسسه تاثیر گذار است.اما یک موسسه خیریه برای شفاف سازی باید چه استانداردهایی را رعایت نماید:

• باید منابع درآمدی موسسه را کاملا مشخص کنید

حتی اگر هزار تومان وارد خیریه شما شد، باید اطلاعات کامل واریزی را شامل تاریخ، منبع واریز، شناسه واریز، سرفصل واریز و ... به شکل کامل مشخص باشد.

• باید محل های خرج‌کرد شما مشخص باشد

همانند همان مطلبی که پیرامون منابع درآمدی گفته شد باید تمام اطلاعات پرداخت شما مشخص باشد.این اطلاعات نیز شامل تاریخ پرداخت، محل خرج‌کرد، شناسه پرداخت، سرفصل پرداخت و... به شکل کامل مشخص باشد.

• باید بتوانید از تمام منابع درآمدی و محل های خرج‌کرد موسسه، گزارش بگیرید.

باید از همه چیز گزارش بگیرید. چه از درآمد ها و چه از خرج‌کرد. باید بتوانید تمام واریزی ها و پرداختی های خیریه خود را با هر نوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری کنید.

3.گزارش گیری:

اگر بخواهید از فعالیت های موسسه خود گزارش گیری کنید، باید با هر عنوانی و با هرنوع فیلتری که میخواهید، گزارشگیری را انجام دهید.باید بتوانید تمام موسسه خود را به اصطلاح شخم بزنید. نباید هیچ کدام از قسمت های خیریه از دید شما پنهان شود. اما اینکار چندان راحت نیست.بلکه پیش نیازهایی را لازم دارد که در ادامه به آنها میپردازیم:

• ورود اطلاعات درست و دقیق

باید تمام اطلاعات خیریه را دقیق و درست و بصورت کامل وارد نمایید. اینکار اولین پیش نیاز یک گزارش گیری همه جانبه و کاربردیست.

• تجمیع اطلاعات

بخش های مختلف خیریه ها با هم در ارتباط اند و گزارش گیری از بعضی آیتم ها در خیریه ها، نیازمند داده های چند قسمت مختلف است. که این امر فقط با تجمیع اطلاعات حاصل میگردد.

• سیستم گزارش گیری

حتی اگر بتوانید اطلاعاتتان را تجمیع نمایید و اطلاعات درستی را وارد کنید، بازهم برای گزارش گیری از بخش های مختلف خیریه نیاز به یک سیستم گزارش گیری دارید.در حال حاضر مرسوم ترین سیستم گزارش گیری، نرم افزار های تحت وب خیریه است.

4.تجمیع اطلاعات:

همانطور که بیان شد، لازمه گزارش گیری، تجمیع اطلاعات است. اما چگونه میتوان این تجمیع اطلاعات را انجام داد؟ در جواب باید گفت در حال حاضر بهترین راه استفاده از تکنولوژی های روز است. یکی از روش های کاربردی تجمیع اطلاعات و مکانیزه سازی خیریه استفاده از نرم افزار های خیریه است و بهترین نرم افزار های خیریه نرم افزار های تحت وب موسسات نیکوکاری است.